Пример ответа на тестовое задание

Ответ на кейс

Небольшая ремарка

для ответа на вопросы необходимо представлять контекст в котором они заданы. Предыстория проекта, выстроенные отношения с клиентом, с сотрудниками будут влиять на выбранный вариант ответа

Q1. клиент прислал письмо, что проект, которым вы занимались последние 3 недели и утверждали с менеджером среднего звена на стороне клиента, не нравится руководству. Как вы поступите?

A1. Для начала - свяжусь по телефону с ответственным специалистом Заказчика, с целью выявить причины, по которым проект “не нравится руководству”. Возможные варианты (которые могут быть выявлены):

• Не верно донесены до руководства цели, результаты и задачи проекта;
• Проект не укладывается в бюджет и сроки (ожидания) заказчика;
• Заявленные результаты проекта не соответствуют ожиданиям Руководство (возможно мы неверно выявили все потребности)
• Появились конкуренты, с иными предложениями, и хотят устроить конкурс;
• Причин как таковых нет - просто не хотят с нами работать (наша оперативность не удовлетворяет, заказчика);
• Руководство Заказчика сменило приоритеты и проект в принципе может быть не интересен (не нужен);
• И много других причин…

После выявления конкретной причины, по которой проект не нравится руководству - принимать решение о дальнейших действиях:

• Встреча с руководством и выявление их ожиданий и донесение правильных результатов;
• Предложить варианты разделения проекта на этапы с выделением стоимости, сроков и результатов проекта;
• Если руководство сменило приоритеты (потребность в проекте отпала) - выявить новые направления, обсудить почему так резко принято решение;
• В иных случаях, если проект не продолжается - необходимо получить обратную связь от руководства.

Q2. дизайнер, занимающийся вашим проектом, сломал руку и не может работать. Ваши действия?

A2. Необходимо понимать имеющиеся сроки по проекту, наличие иных ресурсов (другой дизайнер), задачи дизайнера (просто рисует макеты или занимается еще и версткой), состояние проекта (уже есть предварительные макеты, которые видел Заказчик или еще только старт проекта).

Исходя из этого, возможны варианты:

• Если позволяют ресурсы (доступны в компании) - согласовать привлечение нового дизайнера, ввести в проект, передать знания от одного специалиста - другому, поставить задачу и в дальнейшем контролировать ее выполнение;
• Если ресурсов свободных нет, но позволяет бюджет - искать на стороне (фрилансер?) или существующая база клиентов. После того, как нашли - ввести в проект, передать и т.д.
• Если задача “почти выполнена” и сроки поджимают, попытаться согласовать с Заказчиком сдвиг сроков на заданное время. В образовавшийся промежуток - поиск специалиста (менее квалифицированного, возможно) - посадить вместе с дизайнером в качестве “руки”, чтобы довести задачу до логического завершения. Да, дольше, но кардинально менять вектор разработки дизайна очень рискованно;

Q3. Какое сопроводительное письмо вы напишите клиенту для первой презентации выполненной работы?

A3. Во-первых - я бы не писал письмо, а позвонил и устно (или даже лично) сообщил о возможностях организации презентации.

В рамках письма (диалога или иного выбранного канала коммуникации) - важно донести основные мысли:

• Сообщить текущие результаты проекта и что из функционала мы планируем продемонстрировать (без деталей);
• Это первая презентация и возможны недоработки, замечания - не нужно на них критично смотреть, но если они будут выявлены - мы обязательно зафиксируем и возьмем к устранению;
• Суть презентации - согласовать ожидания заказчика с текущими результатами, получить одобрение или концептуальные корректировки в решении;
• Сообщить о длительности презентации.

В рамках предварительного взаимодействия обязательно нужно будет согласовать (спросить у Заказчика - когда удобно ему, и предложить удобное время):

• Дату и время проведения презентации;
• Место и формат презентации (лично, удаленный);
• Кто со стороны Заказчика будет присутствовать на презентации (порекомендовать специалистов со своей стороны)

Q4. клиент перенес запуск промо-кампании и оказалось, что для того, чтобы выпустить проект к нужному сроку, команде придется работать все выходные. Ваши действия?

A4. Грустно, но жизненно. Опять же, необходимо понимать текущие отношения с клиентом и перспективы взаимодействия
Моя позиция - переработки для команды - это плохо, поскольку снижается эффективность работы команды.

В связи с этим, предварительно необходимо определить:

• А мы в графике? Возможно мы опаздываем сами?
• Причины, по которым Заказчик передвинул сроки кампании?
• А что в соответствии с договорными отношениями?
• Готовность текущего проекта и плановое состояние готовности проекта на дату до выходных?
• А кто может выйти и у кого какие планы на выходные? Возможно можно удаленно и в свободном графике выполнить работу?

В соответствии с этим, варианты взаимодействия с Заказчиком:

• Согласовать минимальный и достаточный функционал, которые нужен для запуска промо-кампании - возможно такой будет выявлен исходя из текущего состояния готовности проекта и необходимых функций заказчика. Таким образом - переработок со стороны команды не будет, все будут довольны
• Если мы выполняем все, в соответствии с договорными отношениями (сроки соответствуют), то необходимо “продать” наш уступки - получить дополнительные преференции в виде положительного отзыва, рекомендаций, уступок в смежных проектах (Если они идут с Заказчиком) или иные варианты.

Если с Заказчиком не получится договориться (будут веские аргументы), то с командой договориться всегда проще (особенно, если выстроены отличные взаимоотношения по предыдущим проектам, имеется уважение со стороны команды). Так или иначе всегда имеются инструменты мотивации в виде финансов, выходных, “старых косяков” и т.д.

• Обязательно, до команды необходимо донести:
• Почему они должны выйти в выходные;
• Что команда должна сделать в выходные;
• Почему это важно для Заказчика (причины, по которым он перенес промо-кампанию);
• Что команда получит взамен;

Так или иначе, как менеджер проекта я буду с ними, с целью поддержки.

Все посты написаны мной. Если вам интересно узнать больше, подписывайтесь на мою рассылку о менеджменте. Один-два раза в месяц я пишу статьи о разных аспектах проектного управления или менеджмента в целом. Или вы можете просто написать мне :)